Internationale vereniging zonder winstoogmerk
9052 Gent, Technologiepark-Zwijnaarde 126
RPR Gent (afdeling Gent) 0432.113.125
Gecoördineerde statuten EURAI IVZW
Historiek:
Initiële statuten van de toenmalige internationale wetenschappelijke organisatie van Belgisch recht gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van 23 juni 1988 onder nummer 1988-06-23/009258;
Naamswijziging gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van 13 april 2016 onder nummer 2016-04-13/0051560;
Statutenwijziging de dato 4 mei 2026 in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.
De vereniging is een rechtspersoon onder de rechtsvorm van een internationale vereniging zonder winstoogmerk (“IVZW”) op grond van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (“WVV”).
De IVZW draagt de naam European Association for Artificial Intelligence, afgekort EurAI.
De IVZW is opgericht voor onbepaalde duur.
De zetel van de IVZW is gevestigd in het Vlaams Gewest.
Het bestuursorgaan kan de zetel van de IVZW naar elke andere plaats in België verplaatsen, voor zover die verplaatsing overeenkomstig de toepasselijke taalwetgeving niet verplicht tot een wijziging van de taal van deze statuten. Wanneer de zetel verplaatst wordt naar een ander gewest, vergt de beslissing van het bestuursorgaan een statutenwijziging.
De IVZW, die geen winstoogmerk heeft, streeft volgend belangeloos doel na en heeft volgende activiteiten tot voorwerp:
De vereniging bestaat uit minstens twee leden die rechtspersonen zijn. Leden zijn in die hoedanigheid niet aansprakelijk voor de verbintenissen van de IVZW.
Alleen Europese verenigingen die zich bezighouden met kunstmatige intelligentie én die minstens vijfentwintig actief betrokken leden hebben kunnen lid worden van de IVZW.
De toetreding van een lid tot de IVZW wordt beslist door de algemene vergadering van de leden beslissend met een twee-derde meerderheid van de door de Vertegenwoordigers uitgebrachte stemmen.
De uitsluiting van een lid van de IVZW kan worden voorgesteld door het bestuursorgaan, na de verdediging van het betrokken lid te hebben gehoord, en kan worden beslist door de algemene vergadering van de leden met een twee-derde meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Leden kunnen op elk moment uittreden bij middel van een aangetekend schrijven. Het ontslag zal 1 maand na dit schrijven ingaan.
Een lid, dat ophoudt lid te zijn van de IVZW, heeft geen recht op de activa van de IVZW.
De algemene vergadering heeft alle bevoegdheden om het belangeloos doel van de IVZW te bereiken.
De algemene vergadering bestaat uit de vertegenwoordigers van de leden (“Vertegenwoordigers”).
De volgende bevoegdheden kunnen uitsluitend door de algemene vergadering van de leden worden uitgeoefend:
De algemene vergadering van de leden komt van rechtswege bijeen onder het voorzitterschap van de voorzitter van de raad van bestuur (hierna ook voorzitter genoemd) of, bij gebreke daaraan, de ondervoorzitter, op de zetel van de IVZW of op de plaats aangeduid in de oproeping tot de vergadering.
De oproeping gebeurt door de voorzitter. De oproeping en de agenda worden door de voorzitter ten minste één maand voor de datum van de algemene vergadering aan de leden verzonden.
De gewone algemene vergadering van de leden komt elk jaar binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar bijeen.
Een bijzondere of buitengewone algemene vergadering van de leden kan worden bijeengeroepen door ten minste twee bestuurders of op verzoek van ten minstens 1/3e van de Vertegenwoordigers.
Vertegenwoordigers op de algemene vergadering van leden worden als volgt gekozen:
Elke Vertegenwoordiger heeft één stem op de algemene vergadering van de leden.
Stemmen kan bij volmacht, hetzij aan de andere Vertegenwoordiger van hetzelfde land, hetzij aan een Vertegenwoordiger van een ander land. Elke Vertegenwoordiger mag maximaal over de volgende volmachten beschikken: de volmacht van een andere Vertegenwoordiger uit hetzelfde land en de twee volmachten van de Vertegenwoordigers uit een ander land.
Behoudens de uitzonderlijke gevallen voorzien in deze statuten, kan de algemene vergadering van de leden alleen geldig beraadslagen als (ten minste) de helft van het totale aantal stemmen van de IVZW aanwezig of vertegenwoordigd is.
Behoudens de uitzonderlijke gevallen voorzien in deze statuten, worden de beslissingen genomen bij gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde Vertegenwoordigers en worden ze ter kennis gebracht aan alle leden. Er mag geen besluit worden genomen over zaken die niet op de agenda staan.
De Vertegenwoordigers kunnen op afstand deelnemen aan de algemene vergadering door middel van een door de IVZW ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de Vertegenwoordigers op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.
De hoedanigheid van Vertegenwoordiger en de identiteit van de persoon die aan de vergadering wenst deel te nemen, wordt gecontroleerd door de IVZW. Om de veiligheid van het elektronische communicatiemiddel te waarborgen, kan het bestuur voorwaarden stellen aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel.
Het komt toe aan de IVZW om de eerbiediging van de voorwaarden die zijn bepaald door de wet en deze statuten te controleren en vast te stellen of een Vertegenwoordiger op geldige wijze via het elektronische communicatiemiddel aan de algemene vergadering deelneemt en bijgevolg als aanwezig kan worden beschouwd.
Het door de IVZW ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddel moet een Vertegenwoordiger ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om het stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken.
De Vertegenwoordigers kunnen ook eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet nageleefd te worden. Er worden notulen van de algemene vergadering van de leden opgesteld die worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. De notulen worden bewaard door de secretaris en zijn ter beschikking van de leden.
Het bestuursorgaan of ten minste één derde van de Vertegenwoordigers van de IVZW kunnen een wijziging van de statuten of de ontbinding van de IVZW voorstellen.
Het bestuursorgaan moet dit voorstel ter kennis brengen van de leden van de IVZW ten minste 3 maanden voor de datum van de algemene vergadering van de leden, die over het voornoemde voorstel zal beraadslagen.
De algemene vergadering van de leden kan hierover alleen geldig beraadslagen als twee derde van het totale aantal stemmen van de IVZW aanwezig of vertegenwoordigd is (quorum).
De goedkeuring van dergelijk besluit vereist de instemming van twee-derde van de uitgebrachte stemmen.
Als het quorum voor de algemene vergadering van de leden niet is bereikt, zal een nieuwe algemene vergadering van de leden worden bijeengeroepen onder dezelfde voorwaarden als hierboven, die definitief en geldig zal beslissen over het voorstel in kwestie, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
De algemene vergadering bepaalt de wijze van ontbinding en vereffening van de vereniging conform de wettelijke bepalingen alsook het belangeloos doel waaraan het vermogen van de ontbonden IVZW bestemd zal worden.
De IVZW wordt bestuurd door een collegiaal bestuursorgaan, raad van bestuur genoemd, dewelke bestaat uit minstens drie personen, die gekozen zijn uit de Vertegenwoordigers.
Bestuurders worden benoemd door de algemene vergadering van de leden voor een termijn van twee jaar. Een bestuurder kan niet meer dan drie opeenvolgende bestuursmandaten krijgen.
Een bestuurder kan afgezet worden bij beslissing van de algemene vergadering van de leden, genomen met een twee-derde meerderheid onder de Vertegenwoordigers die aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de algemene vergadering van de leden. De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit, tenzij de algemene vergadering van de leden hier anders over beslist.
De raad van bestuur kan onder haar leden volgende functies benoemen en dit voor een termijn van twee jaar:
Minstens 3 maanden en maximaal 6 maanden voor het verstrijken van de termijn van het mandaat als voorzitter en ondervoorzitter, wordt een vergadering van de raad van bestuur bijeengeroepen om te beraadslagen over de benoeming van een (nieuwe) voorzitter en (nieuwe) ondervoorzitter voor de komende periode van twee jaar.
De eigenlijke benoeming kan pas gebeuren door de raad van bestuur nà de (her)benoeming van de raad van bestuur op de gewone algemene vergadering.
Indien meerdere bestuurders zich kandidaat stellen voor één van bovenstaande functies, zal de raad van bestuur, onder een anonieme stemming, bepalen wie verkozen zal worden.
De raad van bestuur vergadert elk jaar ter voorbereiding van de algemene vergadering van de leden alsook op speciaal schriftelijke verzoek van de voorzitter.
De raad van bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter. De vergadering van de raad van bestuur wordt gehouden op de zetel van de IVZW of op elke andere plaats in België, aangewezen in de oproeping.
Een bestuurder mag zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder, die niet meer dan één volmacht mag hebben.
De raad van bestuur kan slechts geldig beraadslagen als minstens de helft van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
De raad van bestuur heeft alle beheers- en bestuursbevoegdheden, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de algemene vergadering van de leden.
De raad van bestuur kan, het dagelijks bestuur van de IVZW delegeren aan de voorzitter, aan een andere bestuurder of een derde. De persoon belast met het dagelijks bestuur van de IVZW is individueel bevoegd.
De raad van bestuur kan bovendien, onder eigen verantwoordelijkheid, bijzondere en specifieke bevoegdheden toekennen aan een of meer personen, volmachtdragers.
Besluiten van de raad van bestuur worden genomen bij meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Een bestuurder kan op afstand deelnemen aan de vergadering van de raad van bestuur door middel van een door de IVZW ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, wordt de bestuurder op die manier aan de vergadering van de raad van bestuur deelneemt, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de vergadering van de raad van bestuur wordt gehouden.
De bestuurders kunnen ook eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de raad van bestuur. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet nageleefd te worden.
Besluiten worden opgenomen in notulen die ondertekend worden door de voorzitter , bewaard door de secretarissen die ter beschikking zijn van de leden van de IVZW.
Alle akten die de IVZW verbinden, worden geldig ondertekend door de voorzitter en één bestuurder, samen optredend, die niet verplicht zijn hun bevoegdheden tegenover derden te rechtvaardigen.
Juridische procedures, als eiser of als verweerder, worden gevoerd door bestuursorgaan, vertegenwoordigd door de voorzitter of een bestuurder, die voor dit doel is aangesteld door de voorzitter.
Juridische procedures, als eiser of als verweerder, worden gevoerd door de raad van bestuur, vertegenwoordigd door de voorzitter of door één bestuurder, die voor dit doel is aangesteld door de voorzitter.
Het boekjaar begint op 1 juli en eindigt op 30 juni.
Op het einde van elk boekjaar stelt de raad van bestuur een (activiteiten)verslag (en indien wettelijk verplicht een jaarverslag) en de jaarrekening op over het afgelopen boekjaar, die ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de algemene vergadering van de leden.
De raad van bestuur legt ook een begroting en activiteitenprogramma voor het komende jaar voor aan de algemene vergadering van de leden.
De bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarvan niet geldig zou zijn afgeweken, worden geacht te zijn ingeschreven in huidige akte, en clausules die strijdig zijn met de dwingende bepalingen van het Wetboek worden geacht niet te zijn geschreven.
Voor de uitvoering van deze statuten, kiest elke in het buitenland wonend lid, bestuurder, commissaris, vereffenaar, woonplaats op de zetel van de IVZW waar alle mededelingen, aanmaningen, dagvaardingen en betekeningen hem geldig kunnen worden gedaan als hij geen andere woonplaats heeft gekozen in België voor alle betrekkingen met de IVZW.
Holger Hoos (Voorzitter)
Tony Belpaeme (Secretaris en stemopnemer)